Ecocyclus Planning

Structurele Elementen — Min Specs

1. Uitnodiging structureren

   "Net zoals levende organismen doorlopen onze activiteiten en relaties verschillende ontwikkelingsfasen. Vandaag sorteren we ons portfolio van activiteiten en/of relaties in vier fasen en kijken we welke rol we in elke fase spelen. Zo vinden we knelpunten en ontdekken we kansen om vooruit te gaan."

2. Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn

   Een open muur met een Ecocyclus-template (groot formaat), kopieën van de template voor elke deelnemer en post-its [digitale versies]. Stoelen in groepjes van vier.

3. Hoe participatie wordt verdeeld

   Rollen: begeleider [tech host] en deelnemers. Geen minimum groepsgrootte. Iedereen die bij het werk betrokken is — vanuit alle niveaus en functies — wordt uitgenodigd en heeft een gelijke kans om bij te dragen.

4. Hoe groepen zijn samengesteld

   1-2-Iedereen of [1-3-Iedereen]

5. Volgorde van stappen en tijdsindeling

   • Intro: Deel de structuring invitation en stel de vier fasen van de Ecocyclus voor, met de bijbehorende acties: - Acties die groei versnellen tijdens de Geboortfase - Acties die het leven verlengen of efficiëntie verhogen tijdens de Volwassenheidsfase - Acties die verouderde elementen recyclen tijdens de Creatieve Vernietigingsfase - Acties die creatieve mensen verbinden en de basis leggen voor nieuwe groei tijdens de Vernieuwingsfase (5 min.)
   • Ecocyclus doorlopen met voorbeelden: Deel de Ecocyclus-templates uit. Voeg een paar vertrouwde voorbeelden toe aan de gedeelde Ecocyclus — bijvoorbeeld vaste vergaderingen — gebruik post-its die je verplaatst naarmate het portfolio evolueert. - Voor een vergadering: "Zijn we nog aan het uitzoeken hoe we goed samenwerken?" (Geboorte); "Hebben we een goed ritme en werken we efficiënt?" (Volwassenheid); "Is het tijd om het doel of de aanpak van deze vergadering te heroverwegen?" (Creatieve Vernietiging); "Bedenken we nieuwe manieren om samenwerking te verbeteren?" (Vernieuwing). - Voor een belangrijke relatie: "Bouwen we nu vertrouwen op?" (Geboorte); "Is het een sterk, betrouwbaar partnerschap?" (Volwassenheid); "Moeten we de voorwaarden heronderhandelen of alternatieven overwegen?" (Creatieve Vernietiging); "Verkennen we nieuwe manieren om samen te innoveren?" (Vernieuwing). Als er geen overeenstemming is, splits de relatie dan op in kleinere onderdelen. Zijn er nog steeds meningsverschillen, zet het dan in beide fasen en kom er later op terug. Controleer of er vragen zijn voor je verder gaat. (5 min.)
   • Individuele Ecocyclus-mapping: Deelnemers lijsten de belangrijkste activiteiten, projecten en initiatieven uit het portfolio op die hun tijd in beslag nemen, en plaatsen er post-its voor op hun eigen Ecocyclus. (10 min.)
   • Ecocyclussen vergelijken: Deelnemers vormen groepjes van twee à drie [breakouts] om hun Ecocyclussen te vergelijken en verschillen in plaatsing te bespreken. (10 min.)
   • Gezamenlijke Ecocyclus-mapping: Iedereen keert terug naar de plenaire groep. Één persoon per groepje voegt hun post-its toe aan de gedeelde Ecocyclus. (15 min.)
   • Groepsreflectie en analyse: De hele groep reflecteert op de gedeelde Ecocyclus. Vraag: "Over welke portfolio-elementen zijn we het eens of oneens? Wat leren we over hoe we ons portfolio van activiteiten/relaties beheren? Wat zijn de implicaties voor het vooruitbrengen van deze elementen?" (15 min.)
   • Vallen identificeren: De groep identificeert activiteiten die in vallen zitten. Tussen Volwassenheid en Creatieve Vernietiging zit de Rigiditeitsval: vasthouden aan oude manieren ook al werken ze niet meer. Tussen Vernieuwing en Geboorte zit de Schaarstedrempel: onvoldoende investeren in nieuwe ideeën. Vraag: "Welke elementen in de Rigiditeitsval moeten we loslaten? In welke veelbelovende ideeën in de Schaarstedrempel moeten we meer investeren? Welke andere kansen zien we?" (15 min.)
   • Actiestappen in kleine groepen: Deelnemers vormen kleine groepjes van vier [breakouts]. Ze benoemen een eerste actiestap om elke vastgelopen activiteit te bevrijden en voegen die toe aan de gedeelde Ecocyclus, in een specifieke kleur post-it voor acties. (10 min.)
   • Volgende stappen en afsluiting: Iedereen keert terug naar de plenaire groep. Beslis samen hoe vaak jullie de Ecocyclus willen herbekijken. Een paar deelnemers delen hun belangrijkste inzichten. (5 min.)